Wie viel verdient man mit Workshops?
Statt nur anzudeuten, dass ich das Workshop-Geschäftsmodell entspannt und profitabel finde, lege ich heute mal Zahlen auf den Tisch. Die Kurzform: ich habe im April 5000€ netto mit Workshops eingenommen. Beziehungsweise werde einnehmen – der letzte Termin steht zum Zeitpunkt des Schreibens noch aus.
Mein Ziel mit diesem Beitrag ist, (a) ein realistisches Bild zu zeichnen, wie mein Workshop-Business aussieht und (b) euch zu inspirieren, wie Workshops in eure eigene Selbstständigkeit passen könnten. Das hier ist kein Guide oder Tutorial. Und ob 5000€ für euch viel oder wenig Geld sind, müsst ihr für euch entscheiden. (Ich seh schon die „alles unter 10k ist Hobby!!“-Larrys aus den Löchern kriechen…)
Noch ein paar Hinweise, bevor wir starten:
- Die Zahlen, die ich hier nenne, sind meine Netto-Einnahmen, also ohne die Umsatzsteuer. Die muss ich beim Gesamtpreis aufschlagen, aber bei der Umsatzsteuervoranmeldung natürlich wieder weitergeben. Deshalb ist es einfacher, netto zu rechnen.
- Neben den Einnahmen aus dem Dozentinnen-Standbein habe ich noch weitere Einnahmen aus Beratungen, Dienstleistungen, digitalen Produkten und Affiliate-Partnerschaften. Die spielen in dieser Case Study keine Rolle, deswegen schlüssel ich sie hier auch nicht auf.
- Workshop-Einnahmen schwanken saisonal durch Ferienzeiten und Co. Das ist kein konstantes MRR (monthly recurring revenue), sondern ein Einblick in einen durchschnittlichen Monat.
- Ich mach das schon eine Weile und gerade am Anfang kommen die Aufträge noch nicht von alleine angeflogen 😉
- Ich bin größtenteils in der NGO- und Vereins-Bubble. Da sind die Budgets kleiner als in der freien Wirtschaft. I know. Hat aber auch Vorteile.
- Du wirst gleich sehen, dass ich zum Teil extrem wenig Zeit für Vor- und Nachbereitung brauche. Das liegt an meiner jahrelangen Erfahrung.
Meine Gesamteinnahmen im April mit Workshops: 5000€
Jup, genau 5k glatt! Ich rechne da rein, wie viel ich diesen Monat damit erarbeitet habe – nicht, wann es auf dem Konto landet.
Hier die Übersicht:
Ich will diese 6 Termine mit euch jetzt Schritt für Schritt durchgehen.
Workshop 1: 2h ÖA-Webinar
- Honorar: 380€ netto
- Durchführungszeit: 2 Stunden
- Vorbereitungszeit: 15 Min (5 min für Folien durchschauen+Datum ändern, 10 Min eher einloggen und mit Host smalltalken)
- Nachbereitungszeit: 10 Min (Folien exportieren und mailen, Rechnung schreiben und mailen, keine Nachbesprechung)
- Effektiver Stundensatz: 380€ durch 145 Minuten = 157€/h
- Workshop-Typ (nach meiner Einteilung): Typ 3, Orga stellt Plätze
- so bin ich an den Auftrag gekommen: Wiederholung
Der erste Termin diesen Monat war auch gleich der mit der miesesten Bezahlung – zumindest für das Gesamtpaket, beim effektiven Stundensatz steht er später vielleicht gar nicht so schlecht da?! Der Grund dafür ist, dass das eine Wiederholung ist. Das Webinar hatte ich 2021 zum ersten Mal an diese Organisation angeboten. Damals hatte ich 4 Arbeitsstunden á 90€/h ins Angebot geschrieben. Ein Jahr später wurde ich nochmal dafür angefragt und jetzt eben zum dritten Mal. Klar hätte ich versuchen können, eine Preiserhöhung auf 450 oder 490 zu verhandeln (was ich mittlerweile für so ein Format nehme), aber ganz ehrlich, lieber spar ich mir die Zeit dafür und die potenzielle Beziehungsverschlechterung mit meiner Auftraggeberin und mache es einfach nochmal zum alten Preis. Ich musste auch literally nichts ändern. Das Datum in der Powerpoint-Datei und eine Folien-Reihenfolge, that’s it. Kann man mal machen.
Workshop 2: 4h Microcontent-Werkstatt
- Honorar: 800€ netto
- Durchführungszeit: 4 Stunden (inkl 30 Min ‚Mittagspause‘)
- Vorbereitungszeit: 10 Min (5 min für Folien durchschauen, 5 Min eher einloggen und mit den Hosts smalltalken)
- Nachbereitungszeit: 20 Min (ca 10 Min Nachbesprechung; Folien exportieren und mailen, Rechnung schreiben und mailen)
- Effektiver Stundensatz: 800€ durch 270 Minuten = 177€/h
- Workshop-Typ (nach meiner Einteilung): Typ 3, Orga stellt Plätze
- so bin ich an den Auftrag gekommen: Die Auftraggeberin hat einen anderen Auftrag von mir im Veranstaltungsprogramm einer anderen Organisation der Branche gesehen und mich für ihr eigenes Programm angefragt. (Anfrage war im Herbst)
Ich liebe liebe liebe Microcontent-Werkstätten! Weck mich nachts um 3, ich moderier dir ne Microcontent-Werkstatt durch. Dementsprechend: keine Vorbereitungszeit notwendig!
Workshop 3: 1,5h Vortrag/Webinar zu Social Media
- Honorar: 420€ netto
- Durchführungszeit: 1,5 Stunden
- Vorbereitungszeit: 55 Min (15 Min telefonisches Vorgespräch, 15 Min Angebot schreiben/ korrigieren; 20 min für Folien überarbeiten, 5 Min eher einloggen)
- Nachbereitungszeit: 10 Min (Folien exportieren und mailen, Rechnung schreiben und mailen)
- Effektiver Stundensatz: 420€ durch 155 Minuten = 162€/h
- Workshop-Typ (nach meiner Einteilung): Typ 3, Orga stellt Plätze
- so bin ich an den Auftrag gekommen: Die Auftraggeberin hat nach Referent:innen recherchiert und mich im Programmheft einer anderen Organisation der Branche (Workshop 5 ;)) gefunden. Die Anfrage kam im Februar.
Dieses kleine Webinar hat mehr Vorbereitungszeit gekostet als die anderen beiden. Zum einen gab es hier ein telefonisches Vorgespräch von knapp 15 Minuten, und dann musste ich das Angebot nochmal abändern. Ursprünglich hatte ich 550€ für zwei Stunden angeboten, da es für die Veranstaltung aber nur 500€ Brutto-Honorar gab, bin ich auf 1,5h für 420€ netto (= 499,80€ brutto) runtergegangen.
Somit war das vom effektiven Stundensatz her weniger profitabel als die anderen beiden Workshops, und auch energiemäßig ein wenig anstrengend, da hybrid. Normal lehne ich hybrid-Anfragen ab, aber da es nur so ein kurzer Termin war und mir zugesichert worden war, dass der Veranstaltungsort über eine gute Technik verfügt, habe ich zugesagt.
Workshop 4: 4h Instagram-Workshop
- Honorar: 650€ netto
- Durchführungszeit: 4 Stunden
- Vorbereitungszeit: 65 Min (60 min Folien mergen/ Miro Board überarbeiten, 5 Min eher einloggen)
- Nachbereitungszeit: 10 Min (Folien exportieren und mailen, Rechnung schreiben und mailen)
- Effektiver Stundensatz: 650€ durch 315 Minuten = 123€/h
- Workshop-Typ (nach meiner Einteilung): Typ 3, Orga stellt Plätze
- so bin ich an den Auftrag gekommen: erneute Beauftragung mit neuem Thema
Ui, dieser Termin kommt vom effektiven Stundensatz her gerade am schlechtesten weg! Diese Auftraggeberin war vor ein paar Jahren mal Teilnehmerin in einem Workshop und hat mich dann 2021 und 2023 für das Fortbildungsprogramm, das sie verantwortet, beauftragt. Dieses Jahr habe ich ein neues Thema (Instagram-Profil-Optimierung) in den Hut geworfen und musste dafür meine Folien anpassen. (Ehrlicherweise: Folien aus anderen/kürzeren Workshops zusammenflicken :D) Mit 650€ bin ich an der Obergrenze dessen, was die Stadt hier pro Workshop zahlen kann. So ist das halt in der Branche. Da die Auftraggeberin sehr nett und umkompliziert ist, und auch die Teilnehmer:innen sowohl beim letzten Mal als auch dieses Mal sehr nett und aktiv waren, ist das aber okay für mich. Ich will hier noch erwähnen, dass dieser Workshop an einem Samstagvormittag stattfand. Manchen Leuten ist der Samstag ja besonders wichtig, und dann wäre für sie der Stundensatz womöglich nicht genug „Schmerzensgeld“ 😉
Workshop 5: 4h Microcontent-Werkstatt
- Honorar: 1250€ netto
- Durchführungszeit: 4 Stunden (inkl kleinen Pausen)
- Vorbereitungszeit: 60 Min (10 Min Vorgespräch, 5 Min Leonie Briefing, 20 min Miro-Folien durchschauen/anpassen, 10 Min eher einloggen und mit der Auftraggeberin smalltalken)
- Nachbereitungszeit: 15 Min (ca 5 Min Nachbesprechung; Folien exportieren und mailen, Rechnung schreiben und mailen)
- Effektiver Stundensatz: 1250€ durch 300 Minuten = 250€/h
- + Kosten: Leonies Arbeitszeit
- Workshop-Typ (nach meiner Einteilung): Typ 3, Orga stellt Plätze
- so bin ich an den Auftrag gekommen: Die Auftraggeberin kenne ich schon länger. Meinen ersten Auftrag habe ich durch Empfehlung einer dort arbeitenden Freundin bekommen. Seitdem mache ich 1-2x im Jahr etwas für diese Organisation.
Okay now we’re talking! 🔥 Inhaltlich habe ich heute fast das gleiche gemacht wie bei der anderen Microcontent-Werkstatt davor. Hier werde ich aber besser bezahlt, weil diese Orga einfach mit besseren Honoraren rechnet als die NGO-Bubble. Unter anderem deswegen habe ich hier meine Werkstudentin Leonie gebeten, das Miro-Board nochmal neu aufzusetzen. Ich hatte zwar schon ein Template-Board dafür, aber das Neue hat ein kohärenteres Design. Hätte ich das selber gemacht, hätte ich dafür nochmal 1-2 Stunden Zeitaufwand einberechnen müssen. So habe ich dadurch jetzt einen Teil von Leonies Zeitbudget für diese Woche/diesen Monat hierfür genutzt.
(Zusätzlich zu diesem Workshop wird es im Mai noch eine Sprechstunde geben, für die ich auch bezahlt werde. Da das aber nicht mehr diesen Monat stattfindet, habe ich es hier nicht dazugerechnet.)
Workshop 6: 6h Bloggen/ Long Form Content
- Honorar: 1500€ netto (davon 700€ einmalige Konzeptionspauschale)
- Durchführungszeit: 6 Stunden (dazwischen 1h Mittagspause)
- Vorbereitungszeit: ca 4h (ca 45 Minuten Angebot schreiben; ca 2-3h Folien/Miro Board neu gestalten; 10 Min eher einloggen und mit der Auftraggeberin smalltalken)
- Nachbereitungszeit: 30 Min (Folien/Ergebnisse exportieren und mailen, Rechnung schreiben und mailen, Nachbericht schreiben und mailen)
- Effektiver Stundensatz: 1500€ durch 300 Minuten = 150€/h
- (falls es wiederholt wird: Für Durchführung und minimale Vorbereitung 800€, also ca 126€)
- Workshop-Typ (nach meiner Einteilung): Typ 2, Weiterbildungseinrichtung
- so bin ich an den Auftrag gekommen: Auch für diese Organisation war ich schon mehrmals tätig. Ich habe zwei verschiedene Workshops, die ich ca zwei Mal im Jahr im Programm anbiete. Dieses Konzept hier ist neu. Ich habe es meiner Ansprechpartnerin basierend auf Seminar-Feedback bzw. -beobachtungen gepitcht. Da die Organisation Workshops absagt, wenn es nicht genug TN gibt, konnte sie es relativ risikolos testen.
Dieser Tagesworkshop (10-17 Uhr mit einer Stunde Mittagspause dazwischen) ist für eine Weiterbildungseinrichtung, die die Tickets günstig verkauft und nicht einfach nur zur Verfügung stellt. Damit hebt sie sich von den anderen Workshops des Monats ab. Das Konzept ist neu und deswegen erhalte ich 800€ für die Durchführung und 700€ einmalig für die Konzeption und Vorbereitung. Ursprünglich wäre der Termin schon eher gewesen (ich glaube im Februar?), doch aufgrund geringer Anmeldezahlen haben wir ihn verlegt und dieses Mal gibt es anscheinend genug Interessierte.
Das Konzept habe ich selber gepitcht, da ich bei vergangenen Microcontent-Werkstätten mit dieser Zielgruppe gemerkt habe, dass viele Orgas sehr schlechte und karge Websites haben. Ich will also in diesem Workshop mit ihnen an ihrem Long Form Content arbeiten. Ich hab schon länger keinen Blog-Workshop mehr gemacht und wollte nicht einfach einen uralten Seminarplan 1:1 recyclen. Deswegen ist hier ein bisschen Hirnschmalz und Zeit in die Angebotserstellung (+Seminarplan) geflossen, und auch die Folien muss ich diese Woche noch fertigstellen. Ich muss hier nicht von 0 anfangen, aber trotzdem ist Folien-Bastelei ja ein Zeitfresser. In diesem Fall kann ich das leider nicht an Leonie outsourcen, weil das Briefing dafür genauso lange dauern würde wie die Aufgabe selbst :‘) Also mache ich es selber. Auch dieser Termin ist an einem Samstag. Wenn man das miteinberechnet, ist das also nicht soooo lohnenswert. Aber nette Ansprechpartnerin und umkomplizierte Leute!
So sieht mein Workshop-Terminkalender aus:
(Das sind die Durchführungszeiten der sechs April- Workshops. Die Vor- und Nachbereitung läuft jeweils davor und danach. Aber ihr habt ja an der Aufschlüsselung gesehen, dass das jeweils sehr wenig ist.)
Fun Fact: Diese 6 Termine fanden alle in der zweiten Aprilhälfte statt, also in den Kalenderwochen 16 und 17. Das ist den Osterfeiertagen geschuldet. Ich hätte also easy Anfang April Urlaub machen können. Andersherum: Hätte ich Urlaub für Ende April eingeplant, hätte ich mehrere dieser Termine nicht annehmen können. Workshop-Biz ist also immer ein saisonales Biz und man muss Flauten im Sommer und um Feiertage herum sowie Hochzeiten (z.B. im November) einfach miteinplanen.
Ich bin in der NGO- und Ehrenamtsbubble. Dementsprechend muss ich auch oft meine Termine an den Abendstunden oder am Samstag anbieten. Wenn es für die TN eine berufliche Fortbildung ist (wie Workshop 2 und 5), liegen die Termine in der Regel vormittags.
Workshops als Dozentin geben vs. selber verkaufen
Ich unterscheide in meiner Masterclass ja zwischen 6 verschiedenen Workshop-Typen mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen dahinter. Das hier waren fast alles Aufträge aus Typ 3. Das bedeutet: ich habe eine Auftraggeberin, mit der ich kommuniziere (Mails schreiben, ggf. telefonieren, ggf. Angebot schreiben) – die ganze Teilnehmer-Orga ist ihr Job.
Nur ganz selten veranstalte ich selber Workshops, bei denen ich als Organisatorin und Ticketverkäuferin auftrete. (Das entspricht in meiner Kategorisierung Typ 1.) Das bedeutet, dass mir ganz viele nervige Aufgaben und Kosten erspart bleiben:
- Orgaaufwand (Anmeldung, Wartelisten usw.)
- TN-Kommunikation (Anmeldung bestätigen, Reminder, Unterlagen versenden, …)
- Werbung posten oder schalten
Ganz häufig werde ich gefragt, welche Kosten entstehen – und ganz ehrlich, fast keine??
Meine Kosten für die Dozentinnen-Seite meiner Selbstständigkeit sind verschwindend gering:
- da ich nur online arbeite, habe ich keine Reisekosten.
- Workshop-spezifisch: Jahreslizenzen für Zoom und Miro (entspricht jeweils ca 10-15€/Monat).
- Wenn ich sowas wie Canva nicht eh auch für mein anderes Biz bezahlen würde, würden dafür noch ein paar € dazukommen.
- allgemeine Business-Kosten, die man für jedes Geschäftsmodell braucht: Bankkonto, Buchhaltungsprogramm, Steuerberaterin. Außerdem natürlich Abgaben, die auch alle Selbstständige betreffen, wie Krankenkasse, Einkommenssteuer und Rentenversicherung.
- meine Werkstudentin (Minijobbasis) rechne ich auch über diesen Betrieb ab, aber sie hat diesen Monat mehr Content- als Workshopaufgaben übernommen.
- ab und zu kauf ich mal ein Buch? 😀 ey ganz ehrlich, die Ausgabenliste in meiner EÜR-Excel besteht in den meisten Monaten nur aus 4 Posten: Kontoführungsgebühr, Buchhaltungsprogramm, Minijobzentrale, Leonies Gehalt. Kein Vergleich zum Online-Biz-Geschäftsmodell!!
Das ist eine der Sachen, die ich an diesem Geschäftsmodell so liebe. Es ist wirklich simpel! Und solange ich Ansprechpartnerinnen habe, die nett sind und nicht komplett verplant, ist alles easy.
Ich kriege oft mit, dass Leute von Workshops frustriert sind. „Ich wollte das mal machen, aber es war soooo schwierig, die 12 Tickets zu verkaufen!! Ich habe einfach nicht genug Follower!! Das mache ich so schnell nicht wieder… Das lohnt sich für mich nicht.“ Allen, die so denken, möchte ich raten: Verkauf deinen Workshop an andere Zielgruppen! Geh ins Dozentinnen-Geschäftsmodell statt immer nur im Online-Business-(Ich baue mir eine Audience auf und verkauf denen was-)Geschäftsmodell zu denken! Genau dafür ist die Masterclass da, um diese anderen Geschäftsmodelle zu verstehen, und genau dazu coache ich auch total gern im Accelerator.
Das Arbeitsaufwändigste am Workshop-Business ist, dass man einmalig gute Konzepte entwickeln, testen und überarbeiten muss. Sobald man eine handvoll Konzepte in der Schublade hat, die man ohne viel Vor- und Nachbereitungszeit durchführen kann, ist es mega entspannt. In der freien Zeit kann man dann entweder anderen Shizzle machen (so wie ich mit meinen 1000 Projekten, Entwicklung von digitalen Produkten, Hexenzirkel & Co) – oder einfach weniger arbeiten.
Wie profitabel man arbeitet hängt natürlich auch von äußeren Faktoren ab. Ihr habt an diesem Beispielmonat gesehen: Für einen 4h Workshop kriege ich bei manchen Auftraggeberinnen fast das doppelte wie bei anderen. Das liegt nicht nur an gutem oder schlechtem Verhandlungsgeschick, sondern auch einfach an der Branche. Ein Wirtschaftsunternehmen, das sich einen ROI verspricht, ist bereit, mehr für einen Workshop zu zahlen, als eine Stiftung, die ein jährliches Weiterbildungsprogramm veranschlagt und 500€ pro Referent:in budgetiert hat. Dafür sind ‚meine‘ Ehrenamtsleute in der Regel eine entspannte und dankbare Zielgruppe. Wenn ich Workshops direkt an Teams verkaufe (Typ 4 in meiner Einteilung) brauche ich mehr Vorbereitungszeit als bei Typ 2/3 Gruppenworkshops.
Der größte Fehler, der die Profitabilität killt: immer wieder neue Workshop-Konzepte aus der Nase ziehen. Stundenlang Seminarplan schreiben, Folien bauen, üben. Für jede Anfrage alles über den Haufen werfen und bei 0 anfangen. Das muss man sich entweder richtig richtig gut bezahlen lassen – oder stattdessen einfach ein kleines „Menü“ an bestehenden Workshops aufbauen und nur diese fertigen Konzepte anbieten.
Wenn also jemand sagt „Hä, wie kannst du nur 20 Minuten für die Vorbereitung brauchen??? Das ist unrealistisch!!“ – Nein, das ist nicht unrealistisch, wenn ich ein gut ausgearbeitetes Workshop-Konzept habe, das ich schon 20 Mal so durchgeführt habe und nicht üben, verbessern oder vorbereiten muss. Wenn ich dieses Menü nicht hätte, müsste ich Stunden in die Vorbereitung stecken. Das würde also meinen Kalender voller machen und meinen effektiven Stundensatz drücken. Beides nicht cool.
Puh, jetzt bin ich doch ganz schön ins Labern gekommen!! Hoffe, der Einblick in einen typischen Workshop-Monat hat euch gefallen. Hit me up bei Fragen. Kommt in den Accelerator, wenn ihr von mir Workshoppen lernen wollt! 🙂 Startet am besten mit der Masterclass für eure Workshop-Ideen in den unterschiedlichen Geschäftsmodellen.